La recepción es el primer punto de contacto del cliente con tu taller. Si va mal, todo lo que viene después es cuesta arriba — operarios que no entienden lo que pide el cliente, presupuestos mal hechos, retrasos. Si va bien, el resto del flujo se desbloquea solo.

Te mostramos cómo organizar el proceso completo, desde la llamada inicial hasta que el coche está en el kanban del taller.

Flujo recomendado en 6 pasos

1. Primer contacto (llamada / email / WhatsApp)

Identifica al cliente (¿está en BD? ¿es nuevo?).
Tipo de incidencia en 1 línea (rayón, parte amistosa, revisión).
¿Tiene parte de seguros? ¿qué compañía?
Cita aproximada para visualizar el daño.

Tiempo invertido: 3-5 minutos.

2. Cita de visualización

Cliente llega con el coche.
Recepcionista hace inspección rápida y fotos.
Estimación verbal: “hace falta cambiar la aleta, presupuesto sobre 600€”.
Si el cliente acepta empezar el proceso → siguiente paso.

Tiempo: 10-15 minutos.

3. Recepción digital al ingresar

Cliente firma estado inicial (ver recepción digital).
Se genera Pre-OR automática en el kanban (estado “pendiente presupuesto”).
Cliente recibe SMS con link al portal cliente.

4. Presupuesto formal

Operario o jefe de taller revisa daños con detalle.
Si necesita pedir piezas, lo registra ahora (no después).
Presupuesto enviado al cliente vía portal (no Excel adjunto en email).

Tiempo: 30-45 minutos por OR media.

5. Aprobación del cliente

Cliente aprueba desde portal o app móvil.
Si pide ajustes, lo hace con comentario directo en el presupuesto.
Al aprobar → OR pasa a “lista para trabajar”.

6. Asignación a operario y kanban

Jefe de taller asigna a chapista responsable.
OR entra en columna “En chapa” cuando empieza realmente (no antes).
A partir de aquí, el kanban marca el ritmo.

Errores típicos que rompen el flujo

Empezar a trabajar antes de tener presupuesto aprobado

Pasa más de lo que parece. “Es un cliente de toda la vida, ya nos pagará”. Después el cliente discute el precio porque “yo creía que sería más barato”. Resultado: regateo + tiempo perdido.

Regla: cero trabajo real hasta que la columna del kanban diga “aprobado, listo para trabajar”.

Recepción sin firma del cliente

“Total, este coche ya tenía rayón hace meses”. Aparece la abolladura nueva → discusión → pérdida del cliente. La firma digital es 30 segundos.

Pedir pieza después de aprobado

Si el cliente aprueba y entonces descubres que la pieza tarda 5 días en llegar, ya quedas mal. Mira disponibilidad en el presupuesto.

Recepción sin foto del kilometraje

El KM al entrar es un dato legal (peritos, garantías). 1 segundo de foto evita marrones futuros.

Recepcionista que no cierra el bucle

Cliente deja el coche → recepcionista anota “lo verá el jefe luego” → jefe llega 2 días después → ya van con retraso. La recepción debe acabar siempre con siguiente paso visible en el sistema.

Métricas para medir si la recepción funciona

Tiempo medio entre llegada del coche y Pre-OR creada: <15 minutos.
% de Pre-OR con presupuesto enviado en <24h: >85%.
% de presupuestos aprobados en <48h tras envío: >70%.
Coches en “entrada” del kanban con >2 días: cero. Si los hay, hay cuello de botella en presupuestos.

Si tu software te da estos KPIs automáticos, sabrás dónde está el problema. Si no, vas a ciegas.

Cómo lo trae Pintevo

Pintevo Admin integra todo el flujo:

Recepción digital con firma cliente.
Pre-OR automática en kanban.
Presupuesto compartible vía portal cliente.
Aprobación con un clic del cliente.
KPIs de recepción en dashboard.

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