Coche de sustitución con contrato, no con un post-it.
Qué coche está fuera, con quién, desde cuándo y con qué kilómetros. Contrato firmado y enviado, checklist de daños a la salida y avisos de ITV, seguro y carnet antes de que caduquen.
Sin tarjeta · Contrato PDF firmado en pantalla · Avisos de caducidad a 30 días
Dos coches de cortesía dan más problemas de los que parece
El coche de sustitución casi nunca se gestiona: se presta. Las llaves están en un cajón, alguien apunta la matrícula en un papel y el resto se lleva de memoria. Funciona hasta el día en que hace falta el papel.
Y el día que hace falta suele ser uno de estos cuatro: el coche vuelve con un golpe y no hay forma de demostrar que salió sin él; llega una multa a nombre del taller y nadie recuerda con seguridad quién lo llevaba ese día; hay un siniestro y la aseguradora pide el contrato de cesión y los datos del conductor; o simplemente se pasa una ITV porque el aviso llegó a un email que nadie mira.
Ninguno de los cuatro es un problema de tamaño de flota. Son problemas de registro, y por eso se resuelven igual con dos coches que con doce.
De la llave al contrato, en la misma pantalla
Seis momentos, todos ligados a la orden del coche que está reparándose.
Tu flota, con sus papeles dentro
Cada coche de cortesía tiene su ficha: matrícula, marca, modelo, color, año, kilómetros actuales y estado —disponible, cedido o en mantenimiento—. Con la fecha de la ITV, la del seguro, la compañía y el número de póliza, y una foto del permiso de circulación y de la ficha técnica. Deja de ser una carpeta en la oficina.
La cesión se hace desde la propia recepción
Cuando entra un coche a reparar y hace falta darle uno de sustitución, la cesión se abre desde ahí mismo, ligada al cliente y a su orden. No es un registro paralelo: sabes qué coche de cortesía está fuera por culpa de qué reparación.
Quién conduce, con su carnet documentado
Nombre, DNI, número de carnet y su fecha de caducidad, con foto del anverso y del reverso, más teléfono, email, fecha de nacimiento y dirección. Es lo que te pedirá tu aseguradora el día que haya un siniestro con el coche cedido, y el peor momento para descubrir que no lo tienes es ese.
Cómo sale el coche: kilómetros, gasolina y daños
Se anotan los kilómetros y el nivel de combustible de salida, se marca en un checklist el estado de la carrocería, y se fijan los kilómetros incluidos y el precio del kilómetro extra si te pasas. La discusión de la devolución se cierra antes de que el coche salga del taller.
Contrato de cesión firmado y enviado
Con esos datos Pintevo genera el contrato en PDF, el conductor lo firma en pantalla y se le envía por email. Queda archivado en la cesión, y se puede reenviar cuando el cliente dice que no le llegó. Sin plantillas de Word ni fotocopias.
Devolución y cierre
A la vuelta se registran kilómetros, combustible, estado y observaciones, y el coche pasa a disponible automáticamente. Si vuelve con un golpe nuevo o con menos depósito, lo tienes documentado contra lo que se firmó a la salida.
Qué queda documentado cuando el coche sale
La cesión no es una fila en una tabla: es el expediente que te sostiene si algo va mal. Esto es lo que guarda:
- Quién conduce — nombre, DNI, fecha de nacimiento, dirección, teléfono y email.
- Con qué carnet — número, fecha de caducidad y foto del anverso y del reverso.
- Qué coche y desde cuándo — vehículo cedido, fecha de entrega y fecha prevista de devolución.
- Cómo sale — kilómetros, nivel de combustible y checklist del estado de la carrocería.
- Con qué condiciones — kilómetros incluidos y precio del kilómetro extra.
- La firma del conductor, recogida en pantalla con su fecha, sobre el contrato PDF que se le envía por email.
A la devolución se cierra el círculo con los kilómetros y el combustible de vuelta, el estado y las observaciones. Si hay diferencia con lo que se firmó, está a la vista y con respaldo; si no la hay, el coche pasa a disponible y no hay nada que discutir. La lógica es la misma que la de la recepción digital del coche del cliente, aplicada al tuyo.
Lo que deja de llevarse en un cajón
Estado real de la flota
Disponible, cedido o en mantenimiento. De un vistazo sabes qué puedes ofrecer hoy sin bajar a mirar si están las llaves.
ITV, seguro y carnet vigilados
Pintevo mira a treinta días y avisa dentro de la app de lo que caduca: ITV, póliza del vehículo y carnet del conductor de una cesión activa.
Firma en pantalla y envío por email
El conductor firma en la tablet, recibe su contrato al momento y se le puede reenviar cuando dice que no le llegó.
Ligado a la orden de reparación
La cesión cuelga del cliente y de la orden, así que sabes qué coche de cortesía está fuera por culpa de qué reparación y cuánto lleva.
Los papeles del coche, en el coche
Cada vehículo guarda además la foto del permiso de circulación y de la ficha técnica, la compañía y el número de póliza, y los kilómetros del próximo mantenimiento. Cuando el conductor llama porque le paran o porque tiene que ir al taller, la respuesta está a un clic y no en una carpeta física que alguien tiene que abrir.
Lo que no hace (y preferimos decirlo antes)
No contrata seguros ni alquila coches
La flota y su cobertura son tuyas y se contratan donde tú decidas. Pintevo gestiona los coches que ya tienes, no te los proporciona.
No factura el alquiler por su cuenta
Guarda los kilómetros incluidos, los realizados y el precio del extra. Emitir o no ese cargo sigue siendo una decisión comercial tuya.
No gestiona multas de tráfico
Lo que sí te da es el dato que necesitas para identificar al conductor: quién llevaba qué coche y en qué fechas exactas, con contrato firmado.
Los avisos son dentro de la aplicación
Las caducidades de ITV, seguro y carnet se ven al entrar en Pintevo. No se envía un SMS al conductor ni se renueva nada solo.
Cuando lo paga la compañía, el papel importa el doble
Que el coche de sustitución lo asuma una aseguradora no es automático: depende de la cobertura de la póliza y de si hay un tercero responsable del siniestro. Esa conversación la tendrás con la compañía caso a caso, y la tendrás en mejor posición si puedes acreditar qué vehículo se entregó, a quién, en qué fecha y durante cuántos días.
Por eso la cesión queda ligada a la orden de reparación y al expediente del siniestro: los días de coche de cortesía son los días que el vehículo del cliente estuvo en tu taller, y esa correspondencia es exactamente lo que revisa quien tiene que pagarlo. Lo desarrollamos en quién paga el coche de sustitución.
Precios simples. Sin sorpresas.
Por taller, no por usuario. 14 días gratis · Sin tarjeta · Cancela cuando quieras
Oferta de lanzamiento −50 % los 12 primeros meses · sólo hasta el 31 de octubre de 2026
Básico
−50 % los 12 primeros meses · hasta el 31 de octubre de 2026
+ IVA · sin permanencia · sin alta
Hasta 3 operariosFacturación, OR, portal del cliente, Verifactu y fichaje.
Empezar prueba gratis →Pro
−50 % los 12 primeros meses · hasta el 31 de octubre de 2026
+ IVA · sin permanencia · sin alta
Hasta 8 operariosSuma citas online, calendario laboral y KPIs.
Empezar prueba gratis → RecomendadoPremium
−50 % los 12 primeros meses · hasta el 31 de octubre de 2026
+ IVA · sin permanencia · sin alta
Operarios ilimitadosSuma peritación con IA, web del taller y cobros de aseguradoras.
Empezar prueba gratis →Ver qué incluye cada plan y cuánto cuesta el software de taller — comparativa completa, qué plan te toca y preguntas frecuentes.
Preguntas frecuentes sobre el coche de sustitución
¿Está incluido en todos los planes?
Sí. El módulo de coche de sustitución —flota, cesiones, contrato firmado, devolución y avisos de caducidad— está en los tres planes de Pintevo, desde el Básico de 44,50 €/mes con la oferta de lanzamiento vigente hasta el 31 de octubre de 2026 (89 €/mes de tarifa). No es un extra ni se factura aparte.
¿Avisa de la ITV y del seguro de los coches de cortesía?
Sí. Pintevo mira a treinta días vista y avisa dentro de la propia aplicación de tres cosas: coches con la ITV a punto de caducar, coches con el seguro a punto de vencer y cesiones activas cuyo conductor tiene el carnet caducando. Aparece como un aviso en pantalla, ordenado por lo que caduca antes, así que no depende de que alguien mire un calendario.
¿El contrato de cesión vale como documento?
Es un contrato de cesión temporal de vehículo generado en PDF, con los datos del conductor, del vehículo, los kilómetros y el estado de salida, y la firma del conductor recogida en pantalla con su fecha. Su fuerza está en el conjunto —firma, fecha y estado documentado con el checklist—, igual que en la recepción del coche del cliente. Como cualquier documento tipo, conviene que tu asesoría revise el clausulado una vez y lo adapte a tu caso.
¿Se puede cobrar por los kilómetros de más?
La cesión guarda los kilómetros incluidos y el precio del kilómetro extra, y a la devolución se registran los kilómetros reales. Con eso tienes el dato y el respaldo firmado para cobrarlo. La facturación de ese exceso la decides tú: Pintevo no la emite sola, precisamente porque en la mayoría de talleres es una decisión comercial caso a caso.
¿Sirve si sólo tengo dos coches de cortesía?
Es el caso más común, y donde antes se nota. Con dos coches el problema no es la escala: es que nadie sabe con seguridad cuál está fuera, desde cuándo, con quién y con qué papeles. Eso se arregla igual con dos que con doce.
¿Quién paga el coche de sustitución cuando el trabajo va por seguro?
Depende de la cobertura de la póliza y de si hay un tercero responsable; no es automático. Lo desarrollamos en el artículo sobre quién paga el coche de sustitución. Lo que sí conviene, sea quien sea el pagador, es tener la cesión documentada: es tu prueba de que el vehículo se entregó, cuándo y en qué estado.
Para organizarlo bien
Coche de sustitución en el taller: cómo organizar la flota sin que te coma
Contrato de cesión, fotos de entrega y devolución, verificación del permiso, seguro con conductor ocasional y los indicadores para saber si la flota se paga.
Coche de sustitución en un siniestro: quién lo paga y cómo evitar que lo acabes pagando tú
Cuándo lo cubre la póliza, cuándo lo paga el responsable del accidente y cuándo acaba costándolo el taller. Contrato, plazos y control de flota.
Gestión de recepción de coches: el flujo óptimo en un taller
Del primer contacto al tablero de operarios: los seis pasos de una recepción que no acumula coches en la entrada, los errores que rompen el flujo y qué medir.
¿Listo para evolucionar tu taller?
14 días gratis sin tarjeta. Da de alta tu flota, cede el primer coche con contrato firmado y comprueba lo que tardas.