En un taller de chapa y pintura, buena parte de la facturación no la paga quien conduce el coche. La paga una compañía de seguros. Y las compañías no pagan por confianza: pagan cuando el expediente está completo, cuadrado y en plazo.

De ahí sale una asimetría que casi nadie cuenta: el trabajo lo haces en cinco días y el cobro lo decides el primer día, en los diez minutos de la recepción, con los datos que apuntas —o no— del parte. Un expediente mal abierto se arrastra semanas, se convierte en llamadas, correos y “estamos a la espera del perito”, y acaba en una factura que se cobra tres meses tarde o se cobra a medias.

Esta guía es la parte administrativa que nadie te enseña: qué es exactamente el parte, quién lo abre, qué datos necesitas antes de tocar el coche y dónde se atasca de verdad.

Qué es el parte y qué no es

El parte amistoso de accidente —la Declaración Amistosa de Accidente, DAA— es el documento que rellenan los conductores implicados en el momento del siniestro. Es un documento entre asegurados, no entre el taller y la compañía. No es una autorización de reparación, no es un presupuesto aprobado y no es una orden de trabajo.

Lo que el parte hace es abrir el expediente en la compañía y fijar dos cosas que después ya no se discuten fácilmente: la mecánica del accidente y la declaración de responsabilidad. A partir de ahí, la compañía asigna un número de siniestro. Ese número es el que de verdad importa en tu taller: sin número de siniestro no hay expediente, y sin expediente no hay nadie a quien facturar.

Cuando el cliente llega diciendo “lo lleva el seguro”, lo primero que necesitas saber es en cuál de estas tres situaciones estás:

El parte ya está dado y hay número de siniestro. Es el mejor escenario. Pides el número y el nombre de la compañía y empiezas.
El accidente ocurrió pero el cliente no ha dado el parte. Tiene que darlo él, no tú. La Ley 50/1980 de Contrato de Seguro (artículo 16) obliga al asegurado a comunicar el siniestro a su compañía, con carácter general, en siete días desde que lo conoce, salvo que la póliza le dé un plazo mayor. Si el cliente se pasa de plazo, la compañía puede reclamarle los daños que esa demora le haya causado.
El cliente no quiere dar el parte porque teme perder la bonificación. Es una decisión suya y legítima, pero cambia por completo tu trabajo: pasa a ser una reparación de particular, con presupuesto, aceptación y cobro directo. Que quede claro por escrito desde el minuto uno.

Mezclar el caso 3 con el caso 1 es el origen de la mitad de los impagos. Empiezas a reparar “porque lo lleva el seguro” y descubres a los diez días que no hay expediente abierto en ninguna parte.

Los datos que hay que capturar el primer día

Estos son los campos sin los cuales el expediente no avanza. Conviene tenerlos como una lista fija en la recepción, no como algo que se pregunta cuando hace falta:

Compañía aseguradora y, si lo hay, el corredor o mediador. No es lo mismo tramitar con la compañía que con la correduría.
Número de póliza del vehículo que entra en el taller.
Número de siniestro o expediente. Si el cliente no lo tiene a mano, lo tiene en el SMS o el correo que le mandó su compañía.
Fecha y hora del siniestro. No la fecha en la que trae el coche. Los plazos legales cuentan desde el siniestro.
Quién es el responsable: culpa contraria, culpa propia, o discutida. Determina si cobras de tu compañía, de la contraria o si el asunto se va a alargar.
Datos del vehículo contrario si lo hay: matrícula, compañía, póliza.
Cobertura aplicable: daños propios, terceros, lunas, robo. Y muy importante, franquicia: si la póliza tiene 300 € de franquicia, esos 300 € los paga el cliente, no la compañía, y hay que decírselo antes de empezar, no al entregar.
Datos del tomador, que no siempre es quien conduce ni quien trae el coche. La factura va a nombre de quien corresponda según el expediente.
Autorización del cliente para tramitar en su nombre, firmada.

Con eso tienes el expediente vivo. Sin la fecha del siniestro y el número de expediente, tienes una carpeta.

Los seis errores que retrasan el cobro

1. Empezar a reparar sin autorización

Este es el error caro. Que el perito haya visto el coche no significa que la reparación esté autorizada, y que el cliente diga “adelante” tampoco autoriza a la compañía a pagar. La autorización tiene que estar por escrito y con importe. Si empiezas a desmontar antes, cualquier discrepancia posterior sobre el alcance del daño la pagas tú, porque ya no hay forma de demostrar cómo estaba la pieza.

La regla operativa es simple: hasta que no hay autorización con importe, el coche no se toca. Si el cliente tiene prisa, se le explica y se le ofrece asumirlo él como particular.

2. No documentar el daño antes de desmontar

Cuando el perito discute una pieza dos semanas después, tu única defensa es el archivo fotográfico del día de entrada. Fotos de los cuatro ángulos, de la zona dañada de cerca y de lejos, del cuentakilómetros y de la matrícula en la misma imagen que el daño. Si desmontas y aparece daño oculto, foto antes de seguir y aviso a la compañía en ese momento, no al final.

3. Confundir presupuesto con valoración

Tu presupuesto es lo que cuesta reparar el coche en tu taller. La valoración es lo que la compañía considera que cuesta según su baremo y su precio/hora pactado. Casi nunca coinciden, y no coincidir no es un problema: el problema es descubrir la diferencia al facturar. Si la valoración autorizada es de 1.240 € y tu presupuesto era de 1.520 €, esos 280 € tienen dueño —el cliente, la compañía o tú— y hay que decidirlo antes de reparar.

4. Facturar fuera del formato de la compañía

Cada compañía tiene su forma: su plataforma, su desglose de mano de obra y material, sus conceptos, su referencia obligatoria del expediente. Una factura correcta desde el punto de vista fiscal pero mal montada para la compañía vuelve rechazada, y volver a emitirla te cuesta dos semanas de calendario.

5. Perder la trazabilidad de las conversaciones

“Me dijo el perito por teléfono que lo autorizaba”. Eso no existe a efectos de cobro. Todo lo que se acuerda por teléfono se confirma después por escrito, aunque sea un correo de tres líneas: “Confirmo según lo hablado hoy que se autoriza sustitución de aleta delantera derecha, importe X”. Ese correo es lo que resuelve la discusión tres meses más tarde.

6. No vigilar los plazos

Aquí hay una asimetría que muchos talleres desconocen. La Ley de Contrato de Seguro (artículo 18) obliga a la aseguradora a pagar el importe mínimo de lo que pueda deber dentro de los cuarenta días desde que recibe la declaración del siniestro. Y el artículo 20 establece un interés de demora que no es simbólico: el interés legal del dinero incrementado en un 50%, y si pasan dos años desde el siniestro sin pagar, un mínimo del 20% anual.

No se trata de reclamar intereses a la primera —eso rompe la relación comercial con la compañía—, sino de saber que el plazo existe y de tenerlo contado. Un expediente que lleva sesenta días parado no es “cosa de las compañías”: es un expediente que hay que reclamar formalmente hoy.

Cuando no hay acuerdo sobre el importe

Si tu valoración y la de la compañía no se acercan, la ley prevé un procedimiento concreto, el del artículo 38 de la Ley de Contrato de Seguro: cada parte designa un perito, y si los dos peritos no se ponen de acuerdo se nombra un tercero. El dictamen resultante es vinculante salvo impugnación judicial, con plazos distintos para la compañía y para el asegurado.

En la práctica, este procedimiento se usa poco en reparaciones de chapa corrientes porque el coste y el tiempo no compensan para importes medios. Pero conviene conocerlo por una razón: es el asegurado quien puede activarlo, no el taller. Tú no eres parte del contrato de seguro. Cuando la discrepancia es seria, tu papel es dar al cliente la documentación técnica para que la defienda, no pelearte tú con la compañía.

Cómo montar esto en el taller para que funcione solo

Lo que separa un taller que cobra en cuarenta días de otro que cobra en noventa casi nunca es la habilidad negociadora. Es la disciplina administrativa. Tres cosas concretas:

Un solo sitio para el expediente. Los datos del siniestro tienen que vivir pegados a la orden de reparación, no en una libreta, un correo y la cabeza del jefe de taller. Cualquiera que abra la OR debe ver compañía, expediente, franquicia, estado de la autorización y precio/hora aplicable.

Estados explícitos. Una reparación de seguro tiene estados que una de particular no tiene: pendiente de peritación, pendiente de autorización, autorizada, pendiente de daño oculto, facturada, cobrada. Si tu tablero sólo tiene “en curso” y “terminado”, los expedientes atascados son invisibles hasta que alguien se acuerda.

Una alarma por antigüedad. Todo expediente sin movimiento durante más de X días tiene que saltar. Es la única forma de que un siniestro no se quede dormido tres meses.

En Pintevo, los datos de la compañía viven dentro de la propia orden de reparación: expediente, póliza, franquicia, el precio/hora pactado con esa aseguradora y los descuentos de mano de obra y material del contrato. Cuando valoras el daño, la valoración sale ya con esas condiciones aplicadas, y si un caso concreto se pacta aparte se puede sobrescribir para esa orden dejando constancia del motivo. El PDF del perito se guarda en el expediente, no en un correo.

El circuito completo dentro del programa, paso a paso, está en gestión de partes de seguro en el taller.

Resumen

El parte lo da el cliente, no el taller, y con carácter general dispone de siete días desde el siniestro.
Sin número de expediente no hay a quién facturar. Es el primer dato que se pide.
No se toca el coche hasta que hay autorización por escrito y con importe.
La diferencia entre tu presupuesto y la valoración de la compañía se resuelve antes de reparar, nunca al facturar.
Todo lo hablado por teléfono se confirma por correo el mismo día.
La compañía tiene cuarenta días para pagar el importe mínimo, y el retraso devenga intereses. Cuenta los días.

Sigue leyendo: Cómo preparar la visita del perito · Plazos de pago de las aseguradoras · Documentar el daño para que no te lo discutan

Parte de seguro en el taller: cómo tramitarlo para que no se atasque el cobro